Gastos deducibles para autónomos: ¿qué desgrava?

Los gastos deducibles para autónomos (IRPF e IVA) son aquellos que restan a la hora de abonar impuestos como el IVA y el IRPF. ¿Qué me puedo desgravar como autónomo? Es importante conocer los límites con el objetivo de maximizar lo que se puede desgravar, abonando en el proceso menos impuestos. También es relevante a la hora de evitar errores contables y futuros problemas de auditores.

Índice:

1. ¿Qué son los gastos deducibles del IVA?
2. ¿Cómo se desgravan los gastos deducibles de una empresa?
3. ¿Cuándo es deducible un gasto? Requisitos básicos
4. ¿Desgravan los mismos gastos para el IRPF y para el IVA?
5. ¿Qué gastos pueden deducir los autónomos y las empresas?
6. ¿Qué gastos no son deducibles?

¿Qué son los gastos deducibles del IRPF?

En España, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es progresivo y por tramos, lo que significa que se paga en base a cuánto se percibe, pero restando antes a estos ingresos los gastos derivados de la actividad. Los gastos deducibles son todos aquellos gastos que, restados a los ingresos, dan como lugar al beneficio neto de una actividad.

Como ejemplo, si un autónomo ingresa facturas por un importe base de 30 000 euros pero tiene unos gastos de actividad de 8000 euros, el IRPF se calcula en base a la diferencia entre ambos: 22 000 euros en este caso. En general: ingresos menos gastos deducibles es igual al beneficio neto sobre el que abonar el IRPF. Este impuesto es solo para las personas físicas, no las empresas.

Los autónomos en estimación directa podrán presentar trimestralmente el Modelo 130 (pago fraccionado con autoliquidación trimestral), siendo el formulario anual la Declaración de la Renta.

¿Qué son los gastos deducibles del IVA?

Las cuotas de IVA son deducibles tanto para autónomos como para empresas, pero solo si las facturas abonadas se pueden demostrar como parte de la actividad profesional o de la empresa. Cuando un autónomo o empresa abona una factura de 100 euros de base y 21 euros de IVA, esos 21 euros cuentan como gasto deducible de IVA, y hay modelos para restarlo al IVA devengado (ese que el autónomo o la empresa recepciona y luego tramita al Estado).

¿Cómo se desgravan los gastos deducibles de una empresa?

Al igual que ocurre con los autónomos, las empresas tienen mecanismos para deducirse gastos generales, esta vez del Impuesto de Sociedades (IS) y gastos asociados al IVA.

Las empresas no tienen IRPF, en su lugar tienen Impuesto de Sociedades. Este se abona con el Modelo 200 o Modelo 202, y guarda relación con el beneficio. A más beneficio, más IS. Los gastos restan en la fórmula ‘Beneficio = Ingresos − Gastos’, por lo que a más gastos demostrables, menos Impuesto de Sociedades.

Respecto al IVA, las empresas lo deducen de la misma forma que los autónomos, ya sea a través del Modelo 303 (trimestral o mensual) y el Modelo 390.

¿Cuándo es deducible un gasto? Requisitos básicos

Hay dos requisitos imprescindibles para que un gasto sea deducible, y ambos han de cumplirse de cara a una futura auditoría:

1. El gasto ha de ser fiscalmente justificable de cara a la actividad. Ha de poder demostrarse que guarda relación con el trabajo en cuestión. Esto implica también que un mismo gasto puede ser justificable para un autónomo pero no para otro. Por ejemplo, un autónomo que trabaje reseñando libros podrá justificar como gasto la compra de estos materiales; mientras que otro que trabaje en un taller podrá justificar herramientas. Pero estos gastos no son intercambiables sino específicos, y han de poder asociarse con la actividad desempeñada. No sirve con guardar relación con el negocio.

2. El gasto ha de ser verificable, transparente y trazable. Ha de existir documentación fiable que informe sobre el pago en cuestión, generalmente una factura de compra en la que aparezca reflejado el importe base y el IVA abonado, así como los ítems o partidas adquiridas. Aunque son poco frecuentes, las auditorías a autónomos existen, y en ellas es obligatorio presentar libros específicos con los gastos. Contar con información física o digital que poder aportar será clave de cara a justificar cualquier deducción. Como excepción, los gastos deducibles sin factura son las pólizas de seguros, los salarios y seguros sociales, la cuota de autónomos, los gastos bancarios, el IBI y en general todo aquello no emitido mediante factura.

Como los errores existen, es posible modificar los modelos de la Agencia Tributaria para subsanar erratas. Es decir, si se ha presentado como gasto un importe no justificable, se podrá editar el documento a través de una ‘modificación de registro’.

¿Desgravan los mismos gastos para el IRPF y para el IVA?

IRPF e IVA son dos impuestos completamente diferentes. Mientras que el IRPF se abona en base al rendimiento neto (ingresos menos gastos), el IVA se paga en cada compra efectuada. Y ambos tienen regímenes de desgravación distintos que parten de la misma norma vista arriba: se podrá desgravar si pueden justificarse como parte de la actividad empresarial.

Siguiendo con el ejemplo de arriba, la empresa en cuestión ha recibido unos 6300 euros de IVA (en general, el 21% de la base de facturación), pero gastado a su vez 1680 euros de IVA en sus compras. Para cuando tenga que devolver el IVA a la Agencia Tributaria, los MOD 303 o MOD 390 harán una resta sencilla: 6300 euros menos 1680 euros: 4620 euros serán los devengados (pagados a la Administración), y 1680 los deducido (no pagados a la Administración).

Como son dos impuestos distintos, muchos conceptos tienen IRPF pero no IVA. Algunos casos frecuentes son:

• La cuota de autónomos, que sumará como gasto en materia de IRPF pero no tiene IVA.
• El gasto en formación, que también tiene IVA 0%. Con un máster podrá deducirse IRPF, pero no será posible hacer lo mismo con el IVA, porque no se paga nada en ese concepto.
• Los gastos comunitarios asociados al uso de una vivienda como autónomo. Por ejemplo, alguien que utilice el 25% de la vivienda como despacho podrá devengar el 30% de las cantidades asociadas al gasto de mantenimiento de su edificio. Pero no el IVA.

¿Qué gastos pueden deducir los autónomos y las empresas?

Empresas y autónomos suelen compartir deducciones, con algunas diferencias como la mencionada IRPF para autónomos e IS para empresas. Las empresas no podrán deducir IRPF, en su lugar deducen gasto para el IS. Y los autónomos no deducen gasto para IS, sino IRPF.

• Respecto al IRPF, serán deducibles aquellos gastos del autónomo realizados como parte de la actividad profesional, de la que haya factura y de la que quede constancia en los libros de gasto, con las excepciones dispuestas en el siguiente apartado.
• Respecto al IS, los gastos deducibles seguirán la misma norma que el IRPF, aunque sus excepciones son diferentes como se verá en el siguiente apartado.
• Respecto al IVA, para poder desgravar este impuesto será imprescindible contar con las facturas abonadas y reflejadas en los libros.

¿Qué gastos no son deducibles?

Existen gastos aparentemente atribuibles a una actividad pero que no pueden deducirse. Aquí puedes encontrar la lista completa de gastos fiscalmente no deducibles en la Declaración de la Renta (IRPF); y aquí los no deducibles para el Impuesto de Sociedades (IS).

• Respecto al IRPF, no son deducibles las retribuciones de los fondos propios, las multas o sanciones, las pérdidas del juego o los donativos.

• Respecto al IS, no son deducibles las retribuciones de los fondos propios, los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades, las multas o sanciones, las pérdidas del juego, los donativos y liberalidades (entregas sin contraprestación), los gastos financieros devengados, los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico, gastos en paraísos fiscales, los gastos derivados de la extinción de la relación laboral, pérdida de valor de participaciones.

Las consultas más frecuentes son con base en las multas o sanciones administrativas. Estas no suponen un gasto justificable porque parten de la premisa de que la empresa o autónomo ha incumplido las normas.

Eso incluye desde multas de tráfico por correr al volante mientras se trabaja a sanciones administrativas por no presentar la documentación a tiempo. No son fiscalmente deducibles las pérdidas del juego, los donativos y liberalidades o los gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

Tampoco es posible deducirse los alimentos, servicios de carácter recreativo (ídem), joyas, servicios de restauración, desplazamientos, viajes u hostelería, con salvedad de circunstancias especiales. En general, todo gasto que tenga dificultad para probar su verdadera finalidad está excluido de cualquier deducción.

• Respecto al IVA, no serán deducibles aquellas facturas no relacionadas con la actividad, incluso si se adquieren con capital de la empresa o autónomo. Entre los elementos no deducibles del IVA destacan los servicios de desplazamiento o viajes, los alimentos y servicios recreativos, las joyas o los regalos comprados a clientes.

Se ha visto algún ejemplo de gastos deducibles para autónomos con la intención de mostrar qué se puede desgravar como autónomo y empresas. ¿El objetivo? Ahorrar en impuestos y evitar problemas futuros.