Gastos deducibles para autónomos: ¿qué desgrava?

Los gastos deducibles para autónomos son aquellos que pueden restarse de los ingresos a la hora de calcular impuestos como el IRPF o el IVA. Conocerlos en detalle permite reducir la carga fiscal de manera legal y eficiente, optimizar la contabilidad y evitar errores que puedan derivar en sanciones o auditorías.

No todos los gastos son deducibles ni afectan de igual forma a ambos tributos, por lo que conviene distinguir claramente qué puede desgravarse y bajo qué condiciones.

Índice:

1. ¿Qué son los gastos deducibles del IRPF?
2. ¿Qué son los gastos deducibles del IVA?
3. ¿Cómo se desgravan los gastos deducibles de una empresa?
4. ¿Cuándo es deducible un gasto? Requisitos básicos
5. ¿Desgravan los mismos gastos para el IRPF y para el IVA?
6. ¿Qué gastos pueden deducir los autónomos y las empresas?
7. ¿Qué gastos no son deducibles?
8. Cómo se calcula la deducción
9. Consejos para gestionar correctamente los gastos deducibles

¿Qué son los gastos deducibles del IRPF?

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) grava los beneficios obtenidos por las personas físicas que desarrollan una actividad económica. Para calcularlo, se restan de los ingresos todos los gastos necesarios para el ejercicio de la actividad, obteniendo así el rendimiento neto.

Por ejemplo, si un profesional autónomo factura 30.000 euros al año y declara 8.000 euros en gastos deducibles, su base imponible se reducirá a 22.000 euros. Sobre esa cifra se aplican los tramos del IRPF.

Los autónomos que tributan por el método de estimación directa presentan trimestralmente el Modelo 130 y, una vez al año, reflejan el resultado final en la declaración de la renta.

Para este impuesto, el objetivo de los gastos deducibles no es otro que reflejar el beneficio real de la actividad.

¿Qué son los gastos deducibles del IVA?

El impuesto sobre el valor añadido (IVA) se aplica a la mayoría de bienes y servicios. Los autónomos y empresas pueden deducirse las cuotas de IVA soportado en sus compras y restarlas del IVA que repercuten a sus clientes.

Por ejemplo, si un autónomo compra material por 100 euros más 21 euros de IVA, esos 21 euros se consideran IVA deducible, siempre que la compra esté directamente relacionada con su actividad profesional y exista la factura correspondiente.

Estas deducciones se declaran en los Modelos 303 y 390, que resumen el IVA soportado (deducible) y el repercutido (cobrado). El resultado determinará si el contribuyente debe ingresar o solicitar la devolución del impuesto.

¿Cómo se desgravan los gastos deducibles de una empresa?

Las empresas, al igual que los autónomos, pueden deducirse los gastos necesarios para el desarrollo de su actividad, aunque lo hacen a través de un impuesto distinto: el impuesto sobre sociedades (IS).

Este tributo grava los beneficios empresariales y se liquida mediante los Modelos 200 y 202, en función de si la declaración es anual o fraccionada. Cuanto mayor es el beneficio neto, mayor es el importe del impuesto. Por eso, acreditar correctamente los gastos deducibles resulta clave para ajustar la carga fiscal.

En términos simples, la base imponible del impuesto de sociedades se calcula aplicando la fórmula:

Beneficio = Ingresos − Gastos deducibles

Cuantos más gastos justificados y vinculados a la actividad pueda demostrar la empresa, menor será la cantidad sujeta a tributación.

En cuanto al IVA, el funcionamiento es idéntico al de los autónomos: las sociedades pueden deducir el IVA soportado en sus compras y gastos frente al IVA repercutido en sus ventas o servicios. Para ello deben presentar los Modelos 303 (trimestral o mensual) y 390 (resumen anual), en los que se reflejan todas las operaciones sujetas al impuesto.

Una gestión contable rigurosa, con facturas emitidas y recibidas correctamente registradas, permite a las empresas no solo cumplir con la normativa, sino también optimizar su planificación fiscal y mejorar su liquidez.

¿Cuándo es deducible un gasto? Requisitos básicos

Para que un gasto pueda considerarse deducible ante la Agencia Tributaria deben cumplirse dos condiciones esenciales:

1. Vinculación con la actividad económica. El gasto debe ser necesario para el desarrollo de la actividad. No basta con que tenga relación indirecta: ha de demostrarse que contribuye al ejercicio profesional. Por ejemplo, la compra de libros es deducible para un crítico literario, pero no para un fontanero.
2. Justificación documental. Debe existir una factura completa o documento equivalente que detalle el importe, el concepto y el IVA aplicado. Además, los autónomos deben registrar el gasto en sus libros contables.

Cumplir ambos requisitos es fundamental para evitar ajustes o sanciones en una posible revisión por parte de la Agencia Tributaria.

Existen algunas excepciones en las que no se exige factura: las cuotas de autónomos, los gastos bancarios, el IBI o los seguros sociales. En estos casos, bastará con el recibo o el justificante del pago.

¿Desgravan los mismos gastos para el IRPF y para el IVA?

No necesariamente. Aunque muchos gastos son deducibles en ambos impuestos, IRPF e IVA funcionan con criterios diferentes.

En el IRPF se deducen los gastos que reducen el beneficio neto; en el IVA, únicamente aquellos que incluyen este impuesto y están directamente vinculados a la actividad.

Por ejemplo:

• La cuota de autónomos se deduce en el IRPF, pero no en el IVA.
• Los gastos de formación pueden deducirse en el IRPF, pero no generan derecho a deducción en el IVA si están exentos de este impuesto.
• En el caso de usar la vivienda como lugar de trabajo, es posible deducir un porcentaje proporcional de los suministros (luz, agua, internet) y del mantenimiento, pero solo una parte del IVA es aceptada por Hacienda.

Cada gasto debe analizarse por separado para determinar en qué tributo puede aplicarse la deducción.

¿Qué gastos pueden deducir los autónomos y las empresas?

Tanto autónomos como sociedades pueden deducir los gastos necesarios para generar ingresos. La diferencia radica en el impuesto que soportan:

• los autónomos aplican deducciones sobre el IRPF,
• las empresas sobre el impuesto de sociedades (IS).

Entre los gastos deducibles más comunes se encuentran:

• Material de oficina, equipos informáticos y herramientas de trabajo.
• Suministros vinculados a la actividad profesional.
• Servicios profesionales externos (asesoría, gestoría, abogados).
• Cuotas de autónomos, seguros sociales y pólizas relacionadas con la actividad.
• Gastos financieros asociados a préstamos o líneas de crédito empresariales.
• Arrendamientos y alquileres de locales, despachos o coworkings.
• Publicidad, marketing y mantenimiento de páginas web.
• Desplazamientos y dietas, siempre que estén documentados y justificados.

En el caso del IVA, solo serán deducibles las facturas con IVA soportado y correctamente emitidas a nombre del autónomo o la empresa.

¿Qué gastos no son deducibles?

Hay gastos que, aunque parezcan relacionados con la actividad, no cumplen los requisitos fiscales y no pueden incluirse en la deducción.

Entre los más frecuentes se encuentran:

• Las multas y sanciones administrativas o penales.
• Las pérdidas del juego, donaciones y liberalidades (regalos sin contraprestación).
• Los gastos personales o recreativos, como joyas, restaurantes o viajes sin justificación profesional.
• Los gastos en paraísos fiscales o con proveedores sin actividad económica acreditada.
• Las retribuciones a fondos propios (por ejemplo, sueldos del propio empresario individual).

En el IVA, no son deducibles los gastos en alimentos, transporte o alojamiento, salvo que exista una relación directa y demostrable con la actividad económica.

En caso de duda, lo más prudente es consultar la base de datos de consultas vinculantes de la Agencia Tributaria o asesorarse con un profesional especializado.

Cómo se calcula la deducción

Imaginemos un profesional que factura 40.000 euros anuales y soporta los siguientes gastos:

• 2.000 € en alquiler de despacho (IVA 21 %).
• 1.200 € en servicios profesionales.
• 600 € en material informático (IVA 21 %).
• 3.000 € en suministros y cuotas.

En el IRPF, podrá deducir los 6.800 euros como gastos de actividad. En el IVA, podrá restar el IVA soportado en las facturas de alquiler y material (882 € en total) del IVA repercutido en sus facturas emitidas.

Este esquema ilustra cómo un correcto registro contable y la conservación de facturas pueden suponer un ahorro fiscal relevante cada trimestre.

Consejos para gestionar correctamente los gastos deducibles

Para evitar errores y aprovechar todas las deducciones posibles, conviene seguir algunas buenas prácticas:

1. Separar las cuentas personales de las profesionales. Utilizar una cuenta bancaria exclusiva para la actividad facilita la trazabilidad de los pagos.
2. Registrar los gastos de forma inmediata. Mantener los libros al día evita olvidos y simplifica el trabajo trimestral.
3. Guardar las facturas electrónicas. La Agencia Tributaria permite el almacenamiento digital, siempre que contenga todos los datos obligatorios.
4. Comprobar la deducibilidad antes de incluir un gasto. No todos los conceptos admiten deducción simultánea en IRPF e IVA.
5. Apoyarse en herramientas digitales o asesorías fiscales. Hoy existen soluciones que automatizan parte del proceso, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la planificación fiscal.

Conocer qué gastos son deducibles es clave para optimizar la rentabilidad y la gestión fiscal de cualquier autónomo o empresa. No se trata solo de pagar menos impuestos, sino de hacerlo con rigor, asegurando que cada deducción está correctamente justificada y documentada.

Una contabilidad ordenada, junto con el asesoramiento adecuado, no solo evita sanciones, sino que se traduce en un ahorro sostenido y seguro a largo plazo.