Transformación digital · 6 minutos de lectura

Cómo integrar la automatización de procesos en tu empresa

Cómo integrar la automatización de procesos en tu empresa
Imagen: Imaginima (Getty Images)

En un contexto tan cambiante como el actual, las empresas deben buscar herramientas que redunden de forma positiva en su productividad, eficiencia y rentabilidad. El avance tecnológico ha convertido a la automatización de procesos en uno de los métodos con mayor potencial para avanzar en competitividad, permitiendo descargar a los trabajadores de tareas repetitivas. 

Se trata de una estrategia empresarial que puede implementarse en multitud de sectores económicos y que, ejecutada de forma correcta, conlleva un salto diferencial

  1. ¿Qué es la automatización de procesos?
  2. ¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos?
  3. ¿Qué tipo de procesos se pueden automatizar?
  4. Beneficios de apostar por la automatización

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en el uso de tecnología para realizar tareas o actividades que antes se realizaban de forma manual para pasar a realizarlas de manera automática, sin la necesidad de una intervención humana directa. Para ello se utilizan sistemas de software, robots u otras herramientas que ejecutan procesos específicos siguiendo parámetros predefinidos que automatizan tareas repetitivas.

Algunos de los procesos de automatización más habituales son la atención al cliente, las tareas del departamento de recursos humanos o la logística. No obstante, hay que tener en cuenta que no todos los procesos se deben automatizar y que al hacerlo pueden tener un impacto en la fuerza laboral o en la seguridad, por eso debe implantarse en las empresas de forma cuidadosa.

Hacerlo de manera correcta, conlleva numerosos beneficios para las empresas en materia de eficiencia, productividad y rentabilidad.

¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos?

El objetivo principal de la automatización de procesos es mejorar la eficiencia operativa y la productividad de una empresa, reduciendo la intervención humana en tareas repetitivas y propensas a errores. De este modo, también se avanza en la optimización de recursos a nivel humano, permitiendo a los trabajadores centrarse en procesos más creativos, complejos y estratégicos.

En términos más específico, el objetivo de la automatización de procesos incluye: 

  • Aumentar la precisión y reducir los errores.
  • Mejorar la calidad de productos y servicios.
  • Reducir los tiempos y el esfuerzo de las tareas.
  • Rebajar los costes operativos.
  • Mejorar el cumplimiento de las normativas.
  • Aumentar la competitividad de la empresa.
  • Liberar a los empleados de tareas repetitivas. 
  • Ofrecer un servicio más rápido y eficiente.

Con estos objetivos, la automatización de procesos puede resultar una herramienta con gran potencial a la hora de cumplir metas comerciales, pero hay que tener en cuenta que debe implementarse de forma estratégica para lograr eficiencia, productividad y rentabilidad. 

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¿Qué tipo de procesos se pueden automatizar?

Los avances tecnológicos y la evolución de herramientas de software y robótica han ampliado el ámbito de los procesos que se pueden automatizar. Sin embargo, antes de comenzar a implantar este tipo de medidas, hay que tener en cuenta que la complejidad de determinados procesos o aquellos que requieren de un alto nivel de juicio humano, no siempre pueden automatizarse de forma efectiva.

Por eso, antes de comenzar la automatización de un proceso es importante evaluar de forma detallada el coste, los beneficios y el impacto que tendrá en la empresa para conseguir resultados estratégicos y de valor para la empresa.

En ese caso, la automatización de procesos puede convertirse en una decisión con un gran potencial en materia de eficiencia, productividad y rentabilidad. Así, son muchos y variados los procesos que se pueden automatizar con grandes resultados, especialmente los basados en reglas y que supongan tareas repetitivas. 

Procesos productivos y de fabricación

  • Control de inventario y gestión de la cadena de suministro.
  • Control de calidad.
  • Logística en la gestión de inventario y envío de productos.
  • Monitoreo y control de la maquinaria y los equipos.

Automatización de procesos administrativos 

  • Gestión de correos electrónicos y calendarios.
  • Procesamiento de facturas y pagos.
  • Gestión de documentos y archivos.
  • Generación y distribución de informes

Automatización en la atención al cliente 

  • Implementación de chatbots para la asistencia en línea.
  • Respuestas automáticas a preguntas frecuentes.
  • Gestión de pedidos y devoluciones.
  • Personalización de la experiencia del cliente.
  • Automatización en la gestión de tickets de soporte técnico.

Automatización en el departamento de recursos humanos 

  • Procesamiento de solicitudes de empleados.
  • Reclutamiento y selección de personal
  • Gestión de las nóminas de los trabajadores.
  • Capacitación y desarrollo de los empleados.
  • Procesos de contratación y firma de documentos.

Automatización de tareas de marketing 

  • Captura y seguimiento de clientes potenciales.
  • Campañas de marketing por correo electrónico. 
  • Gestión de leads y oportunidades de venta.
  • Gestión de las redes sociales.
  • Análisis de marketing y estudios de mercado.
  • Gestión de relación con los clientes.
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Automatización en finanzas 

  • Gestionar inversiones.
  • Gestionar pagos, cobros y facturas.
  • Análisis financieros y generación de informes.
  • Gestión de cuentas bancarias.
  • Gestión de presupuestos y previsiones.

Desarrollo de software y procesamiento de datos

  • Automatización de pruebas de software.
  • Implementación de código de desarrollo web.
  • Procesamiento de datos.
  • Cumplimiento normativo

Beneficios de apostar por la automatización

Los procesos automáticos pueden aplicarse a la práctica totalidad de departamentos de una empresa y sectores comerciales y apostar por la automatización conlleva beneficios significativos para las empresas en lo relativo a eficiencia, productividad y rentabilidad, pasando por la reducción de costes o la mejora en la satisfacción del cliente.

Reducción de costes 

La automatización permite eliminar la intervención humana en tareas repetitivas y eso redunda en una reducción de los costes laborales y operativos a largo plazo, al mismo tiempo que minimiza los errores y ayuda a optimizar el inventario y la gestión de materiales.

Mayor productividad

Automatizar los procesos conlleva una reducción del tiempo y el esfuerzo necesarios para completar tareas, liberando a los empleados para que puedan concentrarse en tareas más creativas y estratégicas. Las tareas se realizan así de forma más rápida y precisa, lo que significa una mayor eficiencia operativa

Del mismo modo, aumenta la capacidad de producción y reduce los tiempos de entrega de productos y servicios, optimizando el uso de recursos y materiales. 

Estandarización de procesos

La automatización posibilita la estandarización de los procesos, mejorando la seguridad y el cumplimiento de las normas y reduciendo el margen de error. De modo que se consiguen resultados más precisos y, en general, mejora la calidad del trabajo y los productos.  

Esto permite a la empresa aumentar su competitividad, mejorar sus resultados e incrementar la satisfacción del cliente.

Flexibilidad y escalabilidad

Otro de los beneficios de la automatización de los procesos es que facilita la escalabilidad, al permitir ejecutar las tareas de forma consistente sin verse afectada por el volumen de trabajo. De este modo, las empresas pueden experimentar un crecimiento rápido y eficiente, mejorando su capacidad de adaptación a la evolución del mercado o a los cambios en la demanda de los consumidores. 

Mejora en la experiencia del cliente

Además de los beneficios que la automatización ofrece a las empresas, esta también impacta de forma positiva en los clientes al reducir sus tiempos de espera, mejorar la comunicación con la empresa, personalizando su experiencia de compra y atención y, en general, aumentando su satisfacción.

Asimismo, los consumidores se muestran más satisfechos gracias a la reducción de los tiempos de respuesta y la minimización de los posibles errores.En términos generales, la automatización ofrece una serie de beneficios que redundan positivamente en los procesos de producción de una empresa y en su relación con los clientes. Si bien ha de implementarse de forma consciente y estratégica, se trata de una herramienta con un fuerte impacto positivo en la eficiencia y competitividad de cualquier compañía.

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