¿Por dónde empiezo mi transformación digital? Las principales herramientas y aplicaciones para pymes y autónomos
La pandemia ha acelerado la transformación digital de las pymes y autónomos de nuestro país. Sin embargo, a pesar de ello, las empresas continúan teniendo un déficit importante en el uso de herramientas digitales, muchas veces por desconocimiento y otras por no saber cómo empezar a incorporarlas a su día a día.
De hecho, según el ‘Informe e-Pyme’ del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), a pesar de que el 81% de las empresas ya utiliza al menos un ordenador, poco más de un tercio dispone de una página web y solo un 11,5% de las compañías aprovecha las ventajas del cloud computing.
En la actualidad, no son pocas las empresas que llevan su contabilidad y su facturación con papel y lápiz, con todo lo que ello conlleva en términos de costes, errores humanos y búsqueda de la información. Por eso, muchas empresas se preguntan por dónde empezar su transformación digital. En las siguientes líneas te explicamos qué aplicaciones y herramientas digitales no pueden faltar en el día a día de tu negocio.
¿Por qué utilizar herramientas y aplicaciones digitales en tu negocio? Beneficios
El uso de herramientas digitales está cada vez más extendido entre las empresas. No es ninguna sorpresa, ya que los beneficios para los negocios son innegables. Estos son algunos de los más importantes.
Mejora la experiencia del cliente
En un mercado tan competitivo, la digitalización permite ofrecer un producto en cualquier momento y a cualquier lugar del mundo. Además, facilita una comunicación mucho más directa y personalizada con los clientes, uno de los aspectos que más valoran.
Atrae y retiene el talento
La digitalización de la empresa mejora su imagen y reputación. Gracias a ello, los profesionales mejor cualificados pueden sentirse más atraídos por tu empresa, especialmente ante alternativas similares.
Aumenta la productividad
No cabe duda de que la digitalización también mejora la productividad de todos los procesos empresariales. Gracias a estas herramientas, se agiliza la comunicación, se mejora el trabajo en equipo y contribuye a incrementar la satisfacción de todos los trabajadores.
Se adapta a las condiciones del mercado
Las nuevas tecnologías facilitan una adaptación más flexible a las condiciones cada vez más cambiantes del mercado. Las herramientas se pueden modular según las necesidades de las empresas, lo que facilita esta adaptación.
Aumenta el volumen de negocio
Todo lo anterior contribuye a aumentar el volumen de negocio de las empresas, mejorar sus ventas y, en consecuencia, también su facturación.
Las principales aplicaciones y herramientas digitales para tu negocio
A continuación te dejamos varias aplicaciones y áreas para comenzar tu digitalización.
Programas de gestión empresarial
Todas las empresas, sin excepción, tienen que facturar a sus clientes, están obligadas a llevar su contabilidad de una forma exhaustiva y deben presentar sus modelos impositivos a tiempo. En la mayoría de ocasiones, estas tareas se delegan a gestorías especializadas, pero quizá no fuese necesario si todas se digitalizasen.
En la actualidad, existen modernas aplicaciones informáticas de gestión empresarial que tienen integradas todas estas actividades y que son muy fáciles de utilizar. Además, su implantación es sencilla, son adaptables a las necesidades de cada negocio y contiene toda la funcionalidad que la empresa necesita: desde un programa de facturación y contabilidad como Anfix hasta complejos ERPs que cuenten no solo con la parte financiera, sino con la gestión de la logística, los recursos humanos y la gestión de la producción.
Aplicaciones que mejoran la productividad de los empleados
El teletrabajo y la necesidad de mayor conectividad ha provocado un cambio en las tendencias de comunicación de todos los trabajadores. Del teléfono y el fax, tan usado en décadas anteriores, hemos pasado a otras aplicaciones de mensajería instantánea como Teams, Zoom o Skype y clientes de correo electrónico, como Outlook.
Además de ellas, existen otras herramientas para mejorar la productividad de los empleados y compartir documentación, como Asana, Trello, Slack o Google Drive. Todas ellas tienen varios elementos en común: están disponibles en la nube y tienen un precio muy reducido, con licencias de bajo coste o incluso gratuitas.
Página web y redes sociales
Los dos elementos capitales de publicidad en internet son la página web y las redes sociales. Son tu escaparate al mundo, la mejor forma de comunicación con tus clientes y, en ocasiones, hasta tu principal canal de negocio.
La presencia en internet es fundamental para las compañías actuales, y una de las primeras cosas en las que se piensa a la hora de digitalizar un negocio. Constituyen un servicio posventa y de atracción de clientes imprescindible que, además, suele tener un coste bastante reducido.
Seguridad informática
El proceso de digitalización va acompañado de problemas de seguridad, porque las compañías comienzan a estar expuestas a internet y, en consecuencia, también a ciberataques y amenazas digitales. Por este motivo, es imprescindible disponer de algunas aplicaciones y herramientas de seguridad, tales como antivirus, firewalls y, sobre todo, tener todas las aplicaciones y sistemas operativos actualizados a la última versión.
Esto es especialmente importante en un contexto de teletrabajo en el que, desde casa o en remoto, los dispositivos están todavía más expuestos ante riesgos y amenazas provenientes de la red.
Mayor movilidad y conectividad
Cada vez son más los trabajadores y directivos que necesitan disponer de dispositivos móviles para garantizar su conectividad allá donde estén, especialmente cuando no pueden asegurar su presencia física. Tan solo es necesario un dispositivo móvil (generalmente un smartphone) y una conexión a internet, algo perfectamente factible en la actualidad.
No obstante, la disponibilidad total tiene sus problemas, como el hecho de no poder casi desconectar del trabajo. Por eso, los expertos recomiendan utilizar estos dispositivos con cierta prudencia.
Herramientas de copias de seguridad
A medida que la empresa se va digitalizando y empieza a almacenar los datos en soportes digitales, se hace cada vez más necesario salvaguardar toda esa información para evitar pérdidas que pudiesen comprometer la buena marcha de la empresa.
La nube, gracias a aplicaciones que permiten realizar copias de seguridad, facilita que la información esté disponible en todo momento y garantiza la recuperación de los datos en caso de ciberataques o pérdidas de datos. Este proceso puede automatizarse y realizarse de manera periódica, por ejemplo, diaria o semanalmente, para mantener la información a salvo en todo momento.
Herramientas de atención a cliente
El servicio posventa es uno de los principales talones de Aquiles de muchas empresas. No es una prioridad, pero una correcta atención al cliente es clave para mantener una correcta comunicación entre ambas partes y que esto redunde en más clientes potenciales.
Gracias a diferentes herramientas como los CRM, la empresa puede establecer correctas relaciones con sus clientes a través de diferentes canales de comunicación.
La gestión bancaria
Todas las empresas, sea cual sea su tamaño y su actividad, necesitan tener una comunicación permanente con los bancos, algunos de los cuales se encuentran en pleno proceso de transformación digital. Cada vez más, la interacción entre las entidades y los clientes se produce de manera digital, hasta el punto que el canal online representa ya el principal medio de comunicación para el 60% de los clientes bancarios de entre 18 y 34 años, según el informe “Entendiendo y optimizando el onboarding financiero en la era digital” elaborado por IDC Research España y Mitek.
Las empresas no han sido ajenas a este cambio de paradigma, y los bancos ofrecen aplicaciones para centralizar la visión de su tesorería. Gracias a ellas es posible automatizar la gestión de tus movimientos, tener una visión global de todas tus cuentas, tarjetas, TPVs, e información de préstamos y créditos. Así podrás controlar todo tu negocio en un solo vistazo.
En definitiva, digitalizando tu negocio consigues alcanzar a un público mayor, ofreciendo un servicio más global para tu cliente adaptado a sus intereses y necesidades. Un factor que puede resultar fundamental a la hora de mejorar el posicionamiento de tu compañía frente a la competencia.
