La factura electrónica para autónomos y pymes: novedades 2024
La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas a finales de 2024. ¿En qué se diferencia de una factura convencional? ¿Qué han de hacer las PYMEs para adaptarse a este sistema?
Índice:
- ¿Qué es la factura electrónica?
- ¿Cómo se crean las facturas electrónicas?
- ¿Qué elementos debe incluir la factura electrónica?
- Novedades en 2024 sobre la factura electrónica
- Consejos para adaptarse a la facturación electrónica
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es una forma o tipo de factura expedida y recibida completamente en formato electrónico, y que tiene la particularidad de contar con el consentimiento del destinatario. En España, está regulada mediante el Real Decreto 1619/2012.
Si el Diccionario Panhispánico del Español Jurídico define factura como «documento emitido por un empresario o profesional en el que se relacionan los objetos o servicios incluidos en una transacción económica, junto con su precio y otros datos de identificación de los contratantes», una factura electrónica es una «factura expedida y recibida en formato electrónico y que exige el consentimiento del destinatario para utilizarse».
¿Cómo se crean las facturas electrónicas?
Según el programa Acelera Pyme del Gobierno de España, existen tres formas diferentes de hacer una factura electrónica.
Factura mediante un programa de hoja de cálculo
Excel, ONLYOFFICE, Documentos de Google u Apache OpenOffice son algunas de las hojas de cálculo que trabajan con ficheros .XML/.XMLX.
Tal y como destaca el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, basta con incorporar a la hoja toda la información clave (se verá a continuación).
Aplicación específica de facturas
Existen programas oficiales como Gestión de Facturación Electrónica (es el nombre oficial) que permiten crear facturas electrónicas fácilmente. En el mismo enlace es posible ver la guía de usuario y enlaces de descarga para Windows, Linux y MacOS.
Métodos de autofacturación online
Algunas empresas hacen uso de diferentes plataformas web/app a las que es posible volcar los datos de facturación, una forma de facilitar a sus proveedores PYMEs el envío de estas facturas electrónicas.
¿Qué elementos debe incluir la factura electrónica?
Una factura electrónica debe contar con exactamente los mismos elementos que cualquier otra factura, entre ellos:
- El número de factura, obligatorio, que sirve como identificador único del documento. El número no puede repetirse y ha de emitirse de forma consecutiva sin que falte ningún número de la serie. Así, si la primera factura es 2024-001, la segunda será 2024-002, etc.
- La fecha de expedición de la factura, que ha de correlacionar con el número de la factura, esto es, una factura con fecha posterior a otra no puede tener un número de factura anterior a aquella. Si se ordenan las facturas por número, las fechas siempre resultan crecientes.
- El nombre, apellidos, razón o denominación social del emisor y del receptor de la factura, evitando cualquier posible equívoco.
- El Número de Identificación Fiscal, tanto del emisor como del receptor.
- El domicilio fiscal, tanto del emisor como del receptor.
- Una descripción concisa pero suficiente de los trabajos realizados o productos vendidos, de forma que no exista duda de qué se hizo o qué se vendió.
- Para cada ítem, su tipo impositivo en forma de porcentaje o fracción.
Novedades en 2024 sobre la factura electrónica
La novedad de las facturas electrónicas en 2024 se inicia con la llamada Ley Crea y Crece (formalmente, Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) que las hace obligatorias. Esto significa que, aunque sigue siendo posible el envío de las facturas en papel, la que tiene validez es la digital. El objetivo es reducir el uso de papel, aumentar la trazabilidad del dinero, evitar errores contables y poner freno al mercado ilegal (facturas en B) y el fraude fiscal.
Plazos para instaurar la factura electrónica obligatoria
Desde 2015, las empresas que facturen a la Administración Pública deben hacerlo de forma electrónica. Pero, ¿qué ocurre para las B2B o B2C?
Para aquellas empresas que facturen más de 8 millones de euros al año, la obligatoriedad de uso de facturas electrónicas entró en vigor «al año de aprobarse el desarrollo reglamentario», publicada en septiembre de 2022.
Para el resto de empresas, la obligatoriedad entrará en vigor dos años después de aprobarse el desarrollo. En otras palabras, a partir del 28 de septiembre de 2024 todas las facturas deberán ser electrónicas.
Sanciones por no emitir factura electrónica
A pesar de que la Ley Crea y Crece no establecía sanciones, sí lo hacía la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, de 2007, que en su Artículo 2 bis establece sanciones de hasta 10 000 euros por no emitir facturas electrónicas.
Además, la Ley General Tributaria establece sanciones en función del porcentaje del volumen de las operaciones: hasta un 1 % si hay incumplimientos genéricos, hasta un 2 % si no hay expedición de factura y hasta el 100 % si el incumplimiento es «sustancial».
Consejos para adaptarse a la facturación electrónica
La factura electrónica tiene dos grandes tipos: información estructurada, esto es, en filas y columnas; y no estructuradas, por ejemplo un .PDF. A día de hoy, la Ley da por válido ambos formatos, por lo que la única diferencia entre una factura en papel y una factura electrónica es que ya no hay que imprimirla y enviarla físicamente, sino adjuntarla en un correo electrónico o enviarla por medios digitales. Esa es, ahora mismo, la gran diferencia si las empresas quieren ir al mínimo.
Contar con un programa de facturación electrónica
Si buscan trabajar algo más, en pro también de ventajas de trazabilidad y contabilidad para sí mismas, conviene contar con algún programa de facturación electrónica. Este no tiene por qué ser un programa específico, ni siquiera de pago.
El programa Gestión de Facturación Electrónica es gratuito y seguro; y también es posible usar hojas de cálculo de formatos libres y seguros como Apache OpenOffice, que será más que suficiente para trabajar.
Contar con un servidor seguro
Lo que sí será imprescindible a partir de ahora es contar con un servidor digital seguro, esto es, una carpeta digital securizada, porque las facturas contienen datos críticos. Al respecto, hay muchas formas de hacerse con algo así. Los clásicos sistemas de carpetas de Drive, MEGA o Dropbox incluyen capas de seguridad; y siempre es posible almacenar las facturas en una copia de seguridad no conectada a internet.
Disponer de certificado digital
Es altamente recomendable firmar electrónicamente las facturas digitales, tanto si ahora es obligatorio como si no, porque con el tiempo lo será en todas las transacciones.
