¿Qué es un inventario y para qué sirve?
El inventario se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier negocio. Al fin y al cabo, brinda la posibilidad de conocer en todo momento los bienes y productos disponibles, lo que es imprescindible para garantizar su buen funcionamiento. Sin embargo, hay que saber que tiene muchas otras utilidades y que existe una gran variedad de tipos de inventario.
Índice:
- ¿Qué es un inventario?
- ¿Para qué sirve un inventario?
- ¿Cómo se realiza?
- ¿Qué importancia tiene el inventario para la contabilidad de la empresa?
- ¿Qué tipos de inventario existen?
¿Qué es un inventario?
El inventario es un registro detallado y organizado de todos los bienes, materiales y productos que posee una empresa, persona o institución en un momento determinado. Generalmente, se representa en forma de listado con el propósito de hacer más sencilla su visualización y control.
¿Para qué sirve un inventario?
Como es obvio, el propósito principal de un inventario es mantener un control efectivo sobre los bienes y recursos que posee la empresa. De hecho, permite conocer en todo momento la cantidad, el estado y la ubicación de los productos, lo que facilita la planificación y la toma de decisiones.
En el ámbito empresarial, hacer inventario es imprescindible para asegurar que haya suficientes existencias como para satisfacer las demandas de los clientes, es decir, para evitar pérdidas de ventas por falta de abastecimiento y gastos innecesarios por exceso de stock.
Por su parte, la realización de inventario también es útil para detectar pérdidas, robos, productos deteriorados y fallos humanos. Incluso es muy útil para optimizar los procesos de compra y producción.
¿Cómo se realiza?
Para llevar a cabo correctamente el inventario de una empresa o institución, es necesario seguir una serie de pasos:
- Planificación: este primer paso consiste en la definición del objetivo del inventario y del alcance que tendrá. Es decir, si será completo o parcial, ya que no siempre es necesario realizar un conteo de todos los productos disponibles.
- Preparación: después, llega el momento de preparar el espacio en el que se va a realizar el inventario, para lo cual será necesario ordenarlo y hacer que sea lo más accesible posible. Lo ideal es clasificar los productos por categorías y poner etiquetas distintivas. Evidentemente, también es indispensable contar con suficiente personal para llevar a cabo la tarea.
- Recuento: ahora toca contar físicamente los productos y verificar las cantidades existentes y sus condiciones. El uso de un sistema digital puede agilizar de forma muy profunda esta tarea.
- Registro y verificación: una vez contados los bienes, llega el momento de comparar los resultados con los anotados en el sistema y de corregir posibles divergencias. Es importante realizar descripciones detalladas de las pérdidas y de los daños.
Una vez completado el inventario, es el momento de analizar los resultados y de efectuar los ajustes que sean oportunos. También es importante determinar cuándo se realizará el siguiente. En función de las características del negocio, lo más habitual es llevarlo a cabo de forma mensual, trimestral, semestral o anual.
Para facilitarte el crear tu propia hoja de inventario, te dejamos una plantilla que puedes descargar y personalizar:
¿Qué importancia tiene el inventario para la contabilidad de la empresa?
La realización del inventario también tiene un importante impacto sobre la contabilidad de la empresa. En primer lugar, porque permite valorar los activos disponibles, lo que es clave para determinar la viabilidad económica de cualquier negocio. Asimismo, también resulta fundamental para el cálculo del coste de las ventas.
Por su lado, tener un inventario actualizado es de utilidad para el departamento de contabilidad a la hora de garantizar el cumplimiento de normativas en vigor y de realizar auditorías. Incluso para elevar la eficiencia operativa del negocio. Esto es debido a que arroja datos claves para cualquier empresa.
¿Qué tipos de inventario existen?
Aunque existen muchos tipos de inventarios, aquí se van a agrupar en tres categorías para hacer más sencillo comprender cómo funcionan.
Inventario por periodicidad
Es el tipo de inventario que se realiza de forma periódica, es decir, una vez transcurrida una cantidad determinada de tiempo que ha sido fijada de antemano. Por ejemplo, tres meses o un año.
Ahora bien, este tipo de inventario puede ser total, si afecta a todos los productos siempre, o parcial, en caso de que solo haga referencia a algunos. Es más, en caso de que no siempre sean los mismos, se hablará de inventario rotativo o cíclico.
Otra clase de inventario que se puede englobar en esta categoría es el fiscal, el cual se lleva a cabo al comienzo y al final del año fiscal del negocio. Esto resulta muy útil para obtener datos precisos acerca de las ventas, los costes operativos y otros muchos datos de interés.
Inventario por tipo de mercancía
El inventario puede hacerse sobre las materias primas, los suministros obtenidos de fábrica o los utilizados en el proceso de producción. Incluso cabe la posibilidad de llevarlo a cabo sobre los productos ya terminados o sobre las mercancías que se van a vender.
Inventario según la función
La clasificación se realiza con base en la función asignada a los bienes que se quieren inventariar. Puede ser en tránsito, si ya han sido solicitados al proveedor, pero aún no han llegado al almacén de la empresa, o de reserva, si ya se encuentran en él. En este último caso, el objetivo es prevenir posibles roturas de stock.
Dicho esto, no solo queda claro qué es un inventario, sino también el papel que ejerce en cualquier empresa y cuáles son los diferentes tipos que se pueden llevar a cabo según sus necesidades.
