Transformación digital · 12 minutos de lectura

Ayúdate de la tecnología para gestionar tu negocio de manera eficiente para ti y tus empleados

Imagen: ImYanis (Shutterstock)

Gestionar un negocio no es fácil. Por lo general se necesitan herramientas eficaces que, según la tipología del mismo, nos ayuden a realizar el trabajo de forma rápida y, sobre todo, productiva. Todo ello, con el objetivo de no duplicar tareas, facilitar la comunicación con nuestro equipo y clientes o mantener nuestra contabilidad al día para saber cuál es el estado financiero de nuestra empresa en todo momento. Por eso, vamos a ver las 17 mejores apps para gestionar tu negocio de manera eficiente para ti y tus empleados.

Para lograr una visión global, vamos a revisar diferentes áreas de gestión, con aplicaciones que puedan ser de utilidad tanto para autónomos como para pequeñas y medianas empresas. Además, tienen que dar respuesta a las diferentes áreas de la organización y fórmulas de trabajo flexible.

Apps de contabilidad y administración empresarial

Uno de los apartados más importantes es la gestión financiera, fiscal y la facturación. Para ayudarnos en esta cuestión podemos utilizar las siguientes aplicaciones y programas: 

  1. Sage Contabilidad y Facturación, una aplicación en la nube orientada hacia las pequeñas empresas que necesitan tener un programa de facturación sencillo, accesible desde cualquier lugar y con aplicaciones para Android o iOS. Conciliación bancaria, gestión de IVA e IRPF y control de gastos son algunas de sus características principales. 
  2. myGESTIÓN es un programa de gestión empresarial muy completo más allá de la facturación y contabilidad. Nos ofrece un completo ERP orientado a pequeñas y medianas empresas, que se puede ir ampliando con diferentes módulos en función de nuestras necesidades. Todo en la nube y con apps para tener siempre la información que podamos necesitar desde el móvil. 
  3. FacturaDirecta es otra aplicación de facturación sencilla, práctica y que ahorra mucho tiempo. Nos ayuda a tener nuestros impuestos al día y gestionar gastos, presupuestos, albaranes, etc. Todo de forma fácil y rápida.
  4. One Digital es la apuesta del Banco Santander para ayudar a las empresas a su digitalización. Dentro de las opciones que ofrece en este campo destaca Anfix, un programa de facturación y contabilidad en la nube muy completo. Dispone de opciones muy interesantes para las empresas como el control de gastos, la digitalización de tickets o de facturas que reduce mucho el tiempo que empleamos en contabilizar los documentos referentes a gastos que nos llegan en papel. 

Apps y herramientas de gestión de tareas

A la hora de organizar el trabajo en la empresa es recomendable ayudarse de un gestor de tareas. Estos son algunos de los más interesantes: 

  1. Asana es toda una referencia. Está orientado a la gestión de proyectos y nos permite ver en todo momento cómo se está desarrollando el mismo. Fácil de utilizar desde cualquier lugar, gestión sencilla desde el móvil que facilita mucho la comunicación interna y el trabajo en equipo. Lo mejor: se puede probar gratis y trabajar hasta ver si es lo que buscamos. Si necesitamos más funcionalidad podemos valorar los planes de precios que ofrece. 
  2. Trello es un gestor de tareas muy sencillo. Permite tener organizadas todas las tareas que tenemos encima de la mesa como si de un tablero virtual se tratara para hacer en los próximos días y que no se nos escape nada. Muy visual.
  3. Todoist es una de las mejores aplicaciones de gestión de tareas. Sencilla, práctica y muy eficiente. Podemos colaborar con otros compañeros y gestionar varios proyectos. Hay diferentes planes de precios en función de nuestras necesidades. Lo mejor, una curva de aprendizaje muy baja que permite que, desde el principio, empezamos a sacarle partido.
  4. Factorial es una aplicación centrada en la gestión de recursos humanos. Nos permite organizar los turnos de las plantillas, facilita el registro horario, que es obligatorio para todos los trabajadores, o los gastos de la empresa, incidencias en nóminas, etc. Un imprescindible si tenemos un equipo amplio. 
  5. Sesame time es otra aplicación de gestión de recursos humanos con administración  de proyectos y registro horario. Nos ofrece todo lo que podemos necesitar a la hora de mantener el control de un equipo de trabajo que está desarrollando su tarea en movilidad.

Apps y herramientas de comunicación interna

Muchas de estas aplicaciones de gestión de proyectos facilitan la comunicación interna, pero, a veces, necesitamos llevar la conversación fuera de un proyecto concreto y el correo electrónico no es, a día de hoy, la solución más eficiente. Dos son las grandes soluciones, que durante 2021 han sufrido un gran impulso en muchas organizaciones. 

  1. Slack es básicamente una aplicación de mensajería para empresas. Pero dejarla en solo esto sería simplificar mucho, ya que es la herramienta favorita de comunicaciones en las empresas emergentes por su flexibilidad, la facilidad para crear grupos, canales y su integración con otras apps. Su utilización desde el móvil o tablets también es muy sencilla.
  2. Microsoft Teams es la gran ganadora del confinamiento. El entorno de Microsoft integra esta aplicación de mensajería que viene a sustituir a la antigua Skype. La gran ventaja sobre Slack está en su capacidad para comunicarse no solo con los miembros de la propia empresa, sino que a medida que se extiende es más fácil hacerlo también con otras empresas que utilizan la aplicación. Reuniones virtuales, compartir presentaciones, escritorio, etc. Es de lo más sencillo.

Apps y herramientas de atención al cliente

A la hora de comunicarnos con los clientes hay otras alternativas más extendidas que son muy efectivas. 

  1. WhatsApp Business es sin duda una de las mejores alternativas. Permite llevar la conversación con el cliente a un entorno más profesional. Se puede crear un perfil de empresa, un horario de atención en el que se reciben mensajes o tener respuestas rápidas ya predefinidas. También se puede crear un catálogo para venta online, algo muy interesante para pequeños negocios. 
  2. ZenDesk es un completo CRM (Customer Relationship Management), un gestor de clientes que nos ayuda a mejorar la comunicación, no solo atendiendo a sus peticiones, sino permitiendo incluso que nos anticipemos a sus propias necesidades. El CRM identifica oportunidades de negocio por comparación con clientes semejantes, por el histórico de cada uno de ellos y ayuda a la empresa a estar preparada para atender sus solicitudes de forma eficiente. 
  3. Zoho Desk es una buena alternativa para la gestión de incidencias y atención al cliente. Un completo portal donde todo queda registrado y tanto clientes como empresa pueden realizar un seguimiento de sus tickets creados. 

Apps y herramientas de teletrabajo

Cuando nuestro equipo de trabajo no se concentra en una misma oficina o tenemos a empleados que están desarrollando su tarea desde casa es importante tener aplicaciones que nos ayuden a que puedan realizar su labor de forma eficiente. Estas son algunas de ellas: 

  1. WorkMeter desarrolla diferentes soluciones para facilitar el control de los empleados que trabajan desde casa, tanto para medir su productividad como para facilitar el registro horario o la medición de proyectos para ayudar a la facturación de los mismos a diferentes clientes. 
  2. Visual Time es una aplicación de registro y control horario  pero que nos ayuda a gestionar turnos, ausencias y todo lo relacionado con los recursos humanos de la empresa. Es gratuita hasta 30 empleados por lo que puede ser muy interesante para las empresas más pequeñas. 
  3. Google Drive es un espacio de almacenamiento en la nube de Google donde poder colaborar con sus diferentes herramientas como hoja de cálculo, o edición de textos que pueden utilizar varios empleados de forma simultánea editando el mismo documento. Muy práctico para trabajar de forma deslocalizada y para tener siempre accesible nuestra información. 
  4. OneDrive es la opción de Microsoft, muy interesante para aquellos que necesiten más potencia en las hojas de cálculo. Se integra a la perfección con el software de escritorio de Microsoft Office, permitiendo editar y trabajar con documentos tanto desde nuestro ordenador como desde la nube de forma sencilla. Muy práctico cuando utilizas Office 365, el programa de suscripción de Microsoft que nos da 1 TB de espacio en la nube para guardar todos los datos que necesitemos y tenerlos siempre a mano. 

En función del área de la empresa pueden necesitar más o menos programas. A veces en sectores muy concretos se busca uno que cumpla con todas las funciones adaptadas a sus necesidades. No utilizará el mismo software de facturación un pequeño bar que una empresa especializada en la fábrica de tubos metálicos, por poner tan solo un ejemplo. Pero las diferencias notables entre ambos negocios no implica que ambos no se deban desarrollar desde los mayores niveles de eficiencia, y las aplicaciones que acabamos de ver ayudan a lograrlo.

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