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‘Factura’ proforma para autónomos: qué es y cuándo usarla

Factura proforma
Imagen: Eakachai Leesin (Shutterstock)

La factura proforma es un documento que tiene la finalidad de informar al cliente sobre determinadas condiciones de una futura venta. El objetivo es que el posible comprador tenga toda la información sobre la compra del bien o contratación del servicio mediante un ejemplo real.

Definición del DPEJ-RAE: “Dicho de una factura, una liquidación o un recibo: Que se tramita para justificar una operación antes de que esta se haga en firme.”

Es muy importante dejar claro que una factura proforma no es formalmente una factura, es decir, un documento válido a nivel contable, porque puede que el cliente no adquiera nada, en cuyo caso obligaría a hacer una rectificativa. La factura proforma ha de identificarse como una oferta comercial, no una factura comercial, y no han de cumplir las condiciones descritas en el apartado ‘Elementos obligatorios en una factura’.

Plantilla de factura proforma
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Lo que sí suele ser necesario incluir en una factura proforma es la fecha máxima de validez de la oferta comercial. Por ejemplo, “Importes vigentes durante un mes desde __________” y cumplimentar con la fecha del día. Al no servir de justificante contable, ni tener validez contable, no se numeran. Solo se numeran las facturas de verdad. Este documento puede considerarse un cartel comercial.

En ocasiones la factura proforma está personalizada, de forma que se incluyen los datos personales del cliente, a fin de hacerla lo más parecida a una factura de verdad. Esto también sirve para hacer promociones dirigidas a personas específicas.

Algunos puntos clave de estos documentos es que:

  • Las facturas proforma no se registran, ni contabilizan.
  • La factura proforma lleva indicado el concepto de la factura, la base, el IVA y el IRPF (si aplica).
  • Este documento puede ser usado como complemento al marketing.

La ‘factura’ proforma no es un presupuesto

Aunque sirven al mismo propósito comercial, las facturas proforma no son un presupuesto al uso. Los presupuestos suelen ser bastante más vagos en detalles que una factura proforma, y además no es necesario que incluyan elementos como el IVA (aunque ha de aparecer si ha de agregarse).

¿Cómo se pasa de una ‘factura’ proforma a una factura ordinaria?

Si un cliente decide, con base en la factura proforma, adquirir el bien o contratar los servicios descritos, entonces basta con imprimir de nuevo la factura proforma, esta vez eliminando el texto que la destaca como proforma, añadiendo un número de referencia y editando los datos sobre la fecha.

Ejemplo en Excel de ‘factura’ proforma

El siguiente documento muestra una factura proforma de ejemplo con celdas automatizadas (celdas gris oscuro) para calcular los importes finales de una factura ordinaria. Pulsando sobre ‘Imprimir’ (Ctrl+P o Comando+P) se imprimirá una factura en PDF.Descargar plantilla en Excel de factura proforma

Descarga plantilla en excel de factura proforma
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